בקרה כמותית וכספית – לעמידה בתקציב ולסיום הפרויקט עם רווח!
- בקרה על תקציב המשאבים ובפרט קבלני משנה.
- לדעת מראש מה ההשקעה הנדרשת בפרויקט.
- לקבל רשימת כלל המשאבים הנדרשים לביצוע הפרויקט ותקציב מתוכנן לפי משאבים.
- לנהל כמויות ביצוע בפועל בנוסף לכמות המוגשת והמאושרת בח-ן.
- להזרים את הכמויות הרצויות לחשבון המזמין או לקבלן המשנה.
- לעקוב אחר ניצול התקציב המתוכנן בהתאם לרכש ולהתקדמות הביצוע.
- לגלות בזמן אמת טעויות בתכנון העלויות או חריגות בביצוע.
- להפיק לקחים שיאפשרו לך לתמחר טוב יותר את הפרויקט הבא.
למה נדרש תקציב ולמה צריך לבקר אותו?
תקציב מתקשר אצל כולנו בדרך כלל להיבטים המגבילים שלו, כלומר תקציב נתון שנועד למנוע חריגות ממסגרת
ההון העומד לרשות הפרויקט. זהו כמובן היבט מפתח חשוב ומרכזי בניהול תקציב, אבל לא פחות מכך, בהכנת
תקציב חשוב מאוד לוודא שהתקציב גם מספיק להשגת המטרות של הפרויקט עוד לפני שבוחנים כיצד להגביל
חריגות ממנו. בקרה תקציבית היא פרקטיקה חשבונאית, שמיועדת להבטיח כי הפרויקט מתנהל על פי מסגרת
התקציב ובכלל זה אינו חורג מהמסגרת ואינו נמצא במצב של תת-ניצול, שיכול לכשעצמו להצביע על ליקויים הפרויקט.
מה כולל התהליך של ניהול בקרה תקציבית?
בקרה תקציבית היא פרקטיקה שמתקיימת במהלך שלבי הביצוע של הפרויקט ואינה רלוונטית לבניית התקציב,
שמבוצעת בשלבי התכנון של הפרויקט. במסגרת התהליך של ניהול בקרה תקציבית מבוצעת למעשה השוואה
תקופתית בין התכנון ובין הביצוע – מה הייתה ההערכה של התקציב הנדרש עד השלב הנוכחי, מהו התקציב שמומש
בפועל ואם קיימים מצבים של חריגה או תת-ניצול, אז גם מה עומד מאחוריהם. בקרה זו מאפשרת לזהות תקלות
וליקויים בזמן אמת ובשלבים המוקדמים להתהוותם ובכך מאפשרת למנוע אותם מלכתחילה. בקרה זו גם מאפשרת
לזהות רכיבים שלא תוקצבו נכון ודורשים תקצוב גבוה או נמוך יותר, מה שנדרש בכדי להבטיח חיסכון בעלויות מחד
ועמידה בתוצאות המצופות מאידך. בסופו של דבר, בקרה תקציבית, במיוחד אם היא מבוצעת באמצעות תוכנה
לניהול תקציב, מאפשרת להבטיח מקסימום תוצאות במינימום עלויות, כמו גם ניהול קל ויעיל יותר של הפרויקט
כולו.
מתי נדרשת בקרה כזאת?
בכל מקום שבו קיים תקציב, נדרש גם ניהול בקרה תקציבית. ככל שהתקציב גבוה יותר וככל שהפרויקט מורכב
יותר, כך חייבת הבקרה להתבצע בצורה מקצועית ומדוקדקת יותר, למשל במקרה של בקרה תקציבית בבניין אך
לא רק. במקרים אלה, תוכנה לניהול תקציב יכולה לעשות את ההבדל בין פרויקט כושל לפרויקט מוצלח, לסייע
בניהול תקציב אפקטיבי בזמן אמת ולמנוע תקלות וטעויות שעצם היכולת לזהות אותן ולמנוע אותן מראש, מוטמעת
בתוך התוכנה עצמה.
